תהליך ניהול זמן נכון

אחד הדברים החשובים ביותר בעסק הוא המושג "ניהול זמן", חשוב שאנחנו נדע לנהל את הזמן שלנו בצורה מחושבת ולא לתת ללחץ מעודף ריבוי משימות לנהל אותנו, במידה וניתן, המצב יתסכל אותנו ונמצא עצמנו מכבים שריפה אחרי שריפה ולא מתעסקים בעשייה חשובה עבור העסק. ותתפלאו, בניהול זמן ישנו צורך לקחת הפסקות!

ניהול זמן יעיל מתחיל מהמשימות הפשוטות, כמו לארגן את הילדים בבוקר ולפזר אותם במסגרות, ועד המשימות המורכבות והארוכות יותר בעסק שלך. היכולת לתכנן זמן ולעמוד בו הינה יכולת שחוסכת מעבר לזמן שהינו משאב חשוב ביותר, גם כסף ומשאבים מגוונים אחרים, ומעלה את האפקטיביות ואת יעילות העסק. ליווי וייעוץ עסקי יכול לעזור לך לתכנן ולרכז את משימותיך מהקריטי ביותר אל הקריטי פחות, תוך תכנון זמן אפקטיבי ויעיל, וגם ללמדך לעשות זאת בעצמך.

"זמן הוא מה שאנחנו רוצים יותר מכל, אך גם הדבר שבו אנחנו משתמשים באופן הכי גרוע" (וויליאם פן)

הכל מתחיל בשינוי הגישה לניהול זמן נכון

אם אתם אנשים שקופצים ממשימה למשימה או מתמקדים במשימה אחת לפרק זמן ארוך, חשוב שתדעו לנהל את הזמן שלכם כך שיתאים במיוחד לכם.

ריכוז משימות: רכזו את המשימות היומיות שלכם ותנו לכל משימה זמן ריאלי לביצוע, ככל שאתם עמוסים יותר במשימות חשוב לפנות זמן לניהול הזמן, על מנת לחסוך המון זמן באופן תכנון ומהלך הביצועים. תעמדו ביעדים ובמטרות שהצבתם לעצמכם, וגם אם לא הספקתם לעשות זאת במסגרת הזמנים תמשיכו למשימה הבאה על פי תכנון הזמן שלכם, ואם לא הספקתם לעשות זאת אל ייאוש תרגלתם ניהול זמן יעיל והוא יעבוד טוב יותר בפעמים הבאות.

צבע משימות בגוונים דומים וקבעו סדרי עדיפויות: אחת הדרכים לסדר משימות הינה לקבץ משימות דומות יחד ולקבוע מה חשוב יותר לרגע זה, כך נוכל להישאר ממוקדים ולא לקפוץ מנושא לנושא, ובנוסף דבר זה חוסך זמן ועושה לנו "סדר בראש" ביכולת שלנו להתמודד עם הכל יחד. אל תקפצו מנושא לנושא, זה מסיח את דעתכם ולוקח לכם זמן לחזור שוב לריכוז הדרוש למשימה הספציפית, דעו לרכז את הדומה תחת מטריה אחת, ולטפל בו מן החשוב ביותר עד הפחות חשוב.

חלקו את המשימות בין העובדים ודעו להאציל סמכויות: בניהול זמן יעיל חשוב שתדעו לחלק את המשימות בין הכפיפים לכם, בתור בעל עסק חשוב לדעת מה היכולות של הכפופים לך ואילו משימות הם יידעו לבצע בצורה הטובה ביותר. צריך לדעת איך לחלק את המשימות באופן שיעזור לך להתמודד עימם ואפילו לייצר לעצמך פנאי לתחביבים וסידורים אשר אינם קשורים לעבודה.

קחו בחשבון בניהול הזמן דברים לא צפויים: כמו להוציא את הילד מהגן בהפתעה או ביקורי משפחה מחו"ל, המון דברים יכולים להשתבש בניהול הזמן, לכן חשוב לרווח את הזמן ולנסות עד כמה שניתן להתכונן לדברים שאינם צפויים ואינם תלויים בנו.

הפסקות: חשוב לדעת לקחת הפסקות ולקחת זאת בחשבון בתכנון הלו"ז היומי על מנת שנוכל לגשת ולהמשיך את שאר המשימות בצורה מפוקסת ונכונה יותר, אם אתם אנשים ממש חרוצים שאינם רוצים הפסקות, קחו "הפסקות" ובהפסקות אלה טפלו במשימות אשר אינן דורשות תשומת לב מלאה ורבה.

כלים: אם אינכם מצליחים לתכנן את הזמן על גבי מחשב ותוכנות לניהול זמן ולהיות מחויבים אליהם ומרגישים שאתם מבזבזים זמן בעדכון ותעדוף משימות כל הזמן, המלצה מאיתנו אליכם היא לחזור דווקא לשיטות הישנות והטובות, כמו לרכוש לוח קטן עם טושים מחיקים אותו תתלו במשרד ובו יהיו רשומות המשימות היומיות שלכם ועמו תתנהלו על מנת שיהיה לכם מול העיניים תמיד ותזכרו לפעול על פי היעדים והזמנים אשר אתם הגדרתם לעצמכם.

ב-GPS לעסקים היועצים העסקיים שלנו יכולים להעביר אליך את היכולת והניסיון הרב שצברנו בשנים של ניהול זמן נכון ויעיל לעסקים והטמעת הידע אצלך על מנת שתוכל להשתמש בו מעבר לעסק, כאמור ניהול זמן פוגש אותנו בהמון רבדים בחיינו. הניסיון שלנו כחברה אשר מלווה מאות עסקים מרוצים ויחד עם זאת מנהלים את עצמם ואת העסק שלהם נכון מבחינת זמן יכולה להביא לך תוצאות מידיות.

כל עסק בשבילנו הוא נכס בעל חשיבות וכמו כן בכל עסק נושא הזמנים ועמידה בהם הינו חשוב ביותר והוא אחד ממפתחות ההצלחה המשמעויות ביותר עבורך, במסגרת הליווי לניהול זמן נכון הינו חובה עבורנו על מנת שתצליח, חשוב לנו שכבר בטווח הקרוב תצליח לרכוש ולהשתמש במיומנות של ניהול זמן יעיל בצורה נכונה ואפקטיבית, ואולי עוד נצליח יחד לפנות לך זמן לחופשה משפחתית או לחזור לתחביב ישן!

מאמרים נוספים שיכולים לעניין אותך…

תפריט